আউটলুকের সার্ভার থেকে সমস্ত ইমেল কীভাবে ডাউনলোড করবেন?

আউটলুক হ'ল মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভার ব্যবহারকারীদের জন্য প্রাথমিক ইমেলিং ইন্টারফেস। এটি দ্রুত এবং হাতের সাথে ইমেলগুলি আনা এবং প্রেরণে সার্ভারের সাথে সিঙ্ক করা হয়। আপনার ইমেল ক্লায়েন্টটি আউটলুক ডটকম, হটমেল বা জিমেইলের মতো তৃতীয় পক্ষের কিনা তা বিবেচ্য নয়, আপনি সহজেই আপনার অ্যাকাউন্ট সেট আপ করতে পারেন এবং সেই সমস্ত কাজের ইমেল প্রেরণ শুরু করতে পারেন।

যেহেতু তারা আপনার ইমেলগুলি, তাই আপনি অবশ্যই যে কোনও সময় এগুলি খোলার ক্ষমতা চাইবেন। আপনি আউটলুকের কোনও ইমেল প্রদর্শন করার উপর নির্ভর করতে পারেন যা আপনার লেখার পরে কত মাস কেটে গেছে আপনার প্রয়োজন নেই। নাকি পারবেন? দেখা যাচ্ছে যে জিনিসগুলি এত সহজ নয়। আউটলুক ডিফল্টভাবে সবকিছু প্রদর্শন করে না: আপনার বেশিরভাগ ইমেলগুলি মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভারে থাকে, যখন কেবলমাত্র একটি অংশ আপনাকে আউটলুকের জন্য উপলব্ধ করা হয়।

আপনি যদি Office 365 এর জন্য আউটলুক 2019, 2016, 2013 বা আউটলুক ব্যবহার করে থাকেন তবে ইনবক্স সেটিং পরিবর্তন না করে আপনি আপনার পুরানো ইমেলগুলিতে তাত্ক্ষণিকভাবে অ্যাক্সেস পেতে পারবেন না। আপনার ইমেইলটি যদি আপনি চান তবে সর্বদা সার্ভারে রাখা হয়, তবে আপনি একটি স্থানীয় অনুলিপি থাকার সুবিধাও আশা করতে পারেন। তবে, যেভাবে আউটলুক সেট আপ করা হয়েছে, এটি আপনার স্থানীয় ডিস্কে আপনার ইমেলগুলি 12 মাস অবধি ডাউনলোড করে। আপনি যদি এই তারিখের চেয়ে পুরানো ইমেলগুলি পড়তে চান তবে আপনাকে আউটলুককে সার্ভার থেকে ডাউনলোড করতে বাধ্য করার জন্য উপযুক্ত পদক্ষেপ নিতে হবে।

কেন আউটলুকের কোনও ইমেল ডাউনলোডের সীমা থাকে?

আপনি ভাবতে পারেন পরিস্থিতিটি কেন এমন। এটি আপনার সিস্টেমে ইনস্টল থাকা অবস্থায় মাইক্রোসফ্ট অফিস কিছু বুদ্ধিমান সেটিংস তৈরি করে। এটি আপনার সমস্ত হার্ডওয়্যার চেক করে এবং প্রোগ্রামটি সর্বোত্তমভাবে সিস্টেমে চালিত হওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় সামঞ্জস্য করে। আউটলুক এবং এন্টারপ্রাইজ ইমেলের প্রতি শ্রদ্ধা রেখে, এটি আপনার হার্ডওয়্যারে সম্পাদিত চেকগুলি ডাউনলোডের পরামিতিগুলি সেট করতে ব্যবহৃত হয়।

সাধারণভাবে, এটি সাহায্য করার চেষ্টা করছে, তবে প্রোগ্রামটি মধ্যস্বা হতে পারে। আপনার হার্ডডিস্কটি পরীক্ষা করার পরে কতটা জায়গা বাকি রয়েছে তা যাচাই করার জন্য এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সময় সীমাটি সামঞ্জস্য করে যা আপনার কতগুলি ইমেল স্থানীয়ভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করে তা নির্ধারণ করে। যত বেশি ডিস্কের স্পেস পাওয়া যায়, তত বেশি মাস ইমেল ডাউনলোড হয়। নিম্নলিখিত সূত্র অনুযায়ী গণনা করা হয়:

• যদি ফ্রি ডিস্কের স্থানটি 64 গিগাবাইট পর্যন্ত হয় তবে 12 মাস পর্যন্ত ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার কম্পিউটারে ডাউনলোড হয়।
• যদি ফ্রি ডিস্কের স্থানটি 32 গিগাবাইট এবং 64 গিগাবাইটের মধ্যে থাকে (কোনও সংখ্যা সহ নয়), তিন মাসের ইমেলগুলি আপনার কম্পিউটারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডাউনলোড হয়।
• যদি ডিস্কে মুক্ত স্থানের পরিমাণ 32 গিগাবাইটের কম হয় তবে আপনার কম্পিউটারের স্থানীয় স্টোরেজে কেবলমাত্র এক মাসের মূল্যবান ইমেল ধরে রাখা যায়।

আপনি ভাবতে পারেন যে কোলাহলটি আসলে কী এবং কেন সেটিংসটি "সমস্ত ইমেল ডাউনলোড" বা অনুরূপ কিছু সেট করা যায়নি। আসলে, জনপ্রিয় বিশ্বাসের বিপরীতে, ইমেলগুলি প্রচুর পরিমাণে সঞ্চয় করতে পারে। যারা ব্যস্ত ইমেল-বোঝায় জীবনযাপন করেন তারা প্রায়শই দেখতে পান যে প্রেরিত এবং প্রাপ্ত ইমেল উভয়ই বিপুল পরিমাণ জায়গা গ্রহণ করেছে। আপনি যদি নিজের ডিস্কের ব্যবহার পর্যবেক্ষণ না করেন তবে আপনার ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের মাধ্যমে আপনার সমস্ত স্থান গ্রাস হয়ে গেছে তা জানতে আপনি জেগে উঠতে পারেন।

মাইক্রোসফ্ট এটিও জানে। এজন্য অফিস আউটলুকের জন্য ডিফল্ট স্থানীয় ইমেল স্টোরেজ সীমা যেমন স্টোরেজ প্যারামিটারগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সমন্বয় করতে ডিজাইন করা হয়েছে। সাধারণত, এটি ঠিক আছে; সম্ভাবনা হ'ল বিগত বছরগুলির ইমেলের জন্য আপনার খুব বেশি প্রয়োজন নেই। অধিকন্তু, সেটিংস নির্বিশেষে, আপনি এখনও আপনার কার্য, ক্যালেন্ডার অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং পরিচিতিগুলিতে স্থানীয় অ্যাক্সেস পান।

মনে রাখবেন যে এই সেটিংটির কার্যকারিতা আপনি যে ধরনের ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন তার উপর নির্ভরশীল। আপনি যদি মাইক্রোসফ্টের হোমগ্রাউনড ইমেল পরিষেবা সরবরাহকারী যেমন হটমেল, আউটলুক বা 0365 ব্যবহার করেন তবে সেটিংস স্থানীয়ভাবে কতগুলি ইমেল উপলব্ধ তা প্রভাবিত করে। একই নীতিটি প্রায় জনপ্রিয় ব্যবসায়িক ইমেল পরিষেবাদির বেশিরভাগ ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। তবে, আপনি যদি জিমেইল, ইয়ানডেক্স বা ইয়াহু এর মতো কোনও পাবলিক প্রোভাইডার ব্যবহার করেন তবে সেটিংসটির কোনও প্রভাব থাকবে না বলে আপনার এই উদ্বেগ থাকবে না। মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভারে আপনার সমস্ত ইমেলগুলি আপনার কম্পিউটারের অভ্যন্তরীণ স্টোরেজে স্থানীয় কপি থাকবে।

কীভাবে আউটলুক সার্ভার থেকে সমস্ত ইমেল ডাউনলোড করবেন

এখানকার সার্ভারটি স্বাভাবিকভাবেই মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভারকে বোঝায়। কিছু ব্যবসা প্রতিষ্ঠানে একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভার হোস্ট করার জন্য লাইসেন্স কিনে, অন্যরা তৃতীয় পক্ষের এক্সচেঞ্জ-হিসাবে-পরিষেবা সার্ভার সরবরাহকারীর দিকে ফিরে যায়। মাইক্রোসফ্ট নিজেই হোস্ট করা এই পরিষেবার একটি ক্লাউড সংস্করণ এক্সচেঞ্জ অনলাইন-এর জনপ্রিয়তাও বাড়ছে।

এক্সচেঞ্জের মোডটি নির্বিশেষে, এর মূল কাজটি একই থাকে: কম্পিউটারের মধ্যে ইমেল প্রেরণকারী একটি বার্তা স্থানান্তর এজেন্ট। বার্তাগুলি উভয় প্রান্তে একটি ইমেল ক্লায়েন্টের মাধ্যমে পড়ে, এই ক্ষেত্রে, আউটলুক।

সংক্ষেপে, এক্সচেঞ্জ ব্যবহার করে, আপনি কখনও পাঠিয়েছেন এবং প্রাপ্ত সমস্ত ইমেলগুলি স্থায়ীভাবে এক্সচেঞ্জ সার্ভারে সঞ্চিত থাকে। অবশ্যই, আপনার ইমেলগুলির চিরন্তন ধরে রাখা পৃথক অ্যাকাউন্টগুলির জন্য ক্লাউড স্টোরেজ সীমা এবং অ্যাকাউন্টের অবিচ্ছিন্ন ব্যবহারের মতো বিষয় সাপেক্ষে। বিন্দুটি থেকে যায় যে সাধারণ পরিস্থিতিতে আপনি এখনও আপনার ইমেলগুলি দেখতে পেলেন, সত্যিকারের পুরানোগুলি সহ, যদিও সেগুলি আপনার কম্পিউটারে সঞ্চিত নেই।

সুতরাং, আপনি কি করতে পারেন সার্ভার থেকে আউটলুকে সমস্ত ইমেল ডাউনলোড করবেন? আপনি যদি নিজের সমস্ত ইমেল আউটলুকে দেখতে চান তবে দুটি উপায় আছে।

পদ্ধতি 1: আউটলুকের "আরও" লিঙ্কটি ব্যবহার করুন

অফিসের জন্য আউটলুক কোনও ফোল্ডারে প্রদর্শিত ইমেলের সংখ্যা বাড়ানোর জন্য সহজ উপায় সরবরাহ করে। ধরে নিবেন যে আপনি অ্যাকাউন্টটি দীর্ঘকাল ধরে রক্ষণ করেছেন বা আপনার দীর্ঘ ইমেল ইতিহাস রয়েছে, অ্যাপ্লিকেশনটি কেবলমাত্র সাম্প্রতিক ইমেলগুলি প্রদর্শন করবে। তবে আপনি পারেন আউটলুককে সমস্ত আইএমএপি ইমেল ডাউনলোড করতে বাধ্য করুন - বা এগুলি প্রদর্শন করুন, কমপক্ষে।

আপনি যখন ইনবক্সে বা আউটলুকে প্রেরিতের মতো ফোল্ডারে থাকেন এবং শীঘ্রই আপনি প্রদর্শিত ইমেলগুলির শেষে পৌঁছে যান। ঠিক এখনই, আপনি একটি বার্তা আপনাকে জানিয়ে দিবেন যে আপনি আরও বার্তা দেখতে লিঙ্কটি ক্লিক করতে পারেন:

সার্ভারে এই ফোল্ডারে আরও আইটেম রয়েছে

মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জে আরও ইমেল দেখতে এখানে ক্লিক করুন

একবার আপনি "মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জে আরও ইমেলগুলি দেখতে এখানে ক্লিক করুন" লিঙ্ক ক্লিক করলে, আউটলুক সেই ফোল্ডারের জন্য অবশিষ্ট ইমেলগুলি আপনার কম্পিউটারে ডাউনলোড করবে। এটি কেবলমাত্র যদি আপনার কোনও ইন্টারনেট সংযোগ থাকে তবে কাজ করে। এছাড়াও, নির্দিষ্ট ফোল্ডারের জন্য কেবল ইমেলগুলি ডাউনলোড হয়। সুতরাং, আপনি যদি প্রেরিত ফোল্ডারে থাকেন তবে আপনি কেবল কখনও পাঠানো সমস্ত ইমেল পাবেন।

আপনি যদি কোনও মেলবক্স অনুসন্ধান করেন তবে এই নীতিটি সত্য holds আপনি যখন অনুসন্ধান অনুসন্ধান অনুসন্ধান টাইপ করেন এবং ফলাফলগুলি প্রদর্শিত হয়, সেখানে অনুসন্ধান শব্দের সাথে মেলে প্রচুর ইমেল থাকলে, আপনি ফলাফলের পৃষ্ঠার নীচে নীচের অংশটি দেখতে পাবেন:

সাম্প্রতিক ফলাফলগুলি দেখানো হচ্ছে ...

আরও

আরও লিঙ্কে ক্লিক করা আপনার অনুসন্ধান কোয়েরির সাথে মিলে থাকা অবশিষ্ট ইমেলগুলি ডাউনলোড করে।

আপনি যদি আপনার সমস্ত ইমেলগুলি এক নজরে নির্দিষ্ট ফোল্ডারে দেখতে চান তবে আউটলুকের জন্য ওয়েব অ্যাপের মাধ্যমে আপনার অ্যাকাউন্টে লগ ইন করতে পারেন। এটি আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভার ইন্টারফেসে নিয়ে যায় এবং আপনি সেখানে সঞ্চিত সবকিছু দেখতে পারেন।

পদ্ধতি 2: আউটলুকের সেটিংটি "অফলাইন রাখতে মেইল" পরিবর্তন করুন

এটি সেটিংস যা আউটলুক আপনার কম্পিউটারে কত মাসের মূল্যবান ইমেলগুলি নির্ধারণ করে তা নির্ধারণ করে। মনে রাখবেন যে এটি কেবলমাত্র কোনও মাইক্রোসফ্ট ইমেল ক্লায়েন্ট বা স্বীকৃত ব্যবসায়িক ইমেল পরিষেবা সরবরাহকারী ব্যবহার করার সময় কার্যকর হয়। আপনি রাখা মেলগুলির সংখ্যা বাড়িয়ে দিতে বা এটি হ্রাস করতে পারেন, এমনকি। আপনি আউটলুকে আপনার প্রতিটি ইমেল স্থানীয়ভাবে সংরক্ষণ করতে বলতে পারেন।

মাইক্রোসফ্ট অনুসারে:

আউটলুক 2019, আউটলুক 2016, আউটলুক 2013 এবং অফিস 365 এর জন্য আউটলুক 1, 3, 6, 12, বা 24 মাস, বা সমস্ত বিকল্প সরবরাহ করে। আউটলুক 2019, আউটলুক 2016 এবং অফিস 365 এর জন্য আউটলুক 3 দিন, 1 সপ্তাহ এবং 2 সপ্তাহের অতিরিক্ত বিকল্প সরবরাহ করে।

আরও অ্যাডো না করে আপনার যা করা দরকার তা এখানে:

• আউটলুক অ্যাপ্লিকেশন চালু করুন।
• ফাইল ট্যাবে যান।
• অ্যাকাউন্ট সেটিংস ড্রপ-ডাউন বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
• বিকল্পটি প্রসারিত হয়ে গেলে অ্যাকাউন্ট সেটিংস নির্বাচন করুন।
• অ্যাকাউন্ট সেটিংস উইন্ডোতে, ইমেল ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
• আপনার যদি আউটলুকে একাধিক অ্যাকাউন্ট থাকে তবে সেগুলি এখানে প্রদর্শিত হবে। আপনি যার সেটিংস সামঞ্জস্য করতে চান তার একটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে পরিবর্তন বোতামটি ক্লিক করুন।
• পরিবর্তন অ্যাকাউন্ট ডায়ালগ প্রদর্শিত হয়। নিশ্চিত হয়ে নিন যে ব্যবহার ক্যাশেড এক্সচেঞ্জ মোড চেকবক্সটি টিকযুক্ত।
• "অফলাইন রাখতে মেল" স্লাইডারটি পছন্দসই বছর, মাস, দিন বা সপ্তাহের সংখ্যাতে সরিয়ে দিন। (যদি স্লাইডার ধূসর হয়ে যায় তবে আপনার প্রশাসক আপনাকে সেটিং পরিবর্তন করতে বাধা দিতে পারে))
• Next বাটনে ক্লিক করুন।
• একটি পপ-আপ উপস্থিত হবে যা আপনাকে কনফিগারেশন পরিবর্তনটি নিশ্চিত করতে বলছে asking ঠিক আছে ক্লিক করুন।
• সমাপ্তি ক্লিক করুন এবং আউটলুক পুনরায় আরম্ভ করুন।

আপনার শীঘ্রই আপনাকে একটি বার্তা দেখতে হবে যা আপনাকে জানিয়ে দিচ্ছে যে "আপনার ফোল্ডারগুলি আপ টু ডেট" আউটলুকের নীচে রয়েছে। আউটলুক মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভার থেকে আপনার সমস্ত বার্তা ডাউনলোড শেষ করার পরে এটি প্রদর্শিত হবে appears

পর্যাপ্ত সঞ্চয়স্থান থাকলে কেবলমাত্র সমস্ত বিকল্প চয়ন করুন। আপনার সেটিংসটি আপনার ডিস্কে স্থানের পরিমাণের সাথে মেলে। আপনি যদি সীমিত জায়গার সাথে কোনও ডিস্কে সমস্ত ইমেল ডাউনলোড করার বিকল্পটি বেছে নেন, সমস্যা অনিবার্য। আমরা সুপারিশ করি যে আপনি আরও স্থান খালি করার জন্য প্রথমে আপনার স্টোরেজ থেকে সমস্ত অযাচিত আইটেম মুছুন।

স্বাভাবিকভাবেই, আপনার সঞ্চয়স্থান থেকে কী সরিয়ে ফেলা হবে তা সিদ্ধান্ত নিতে আপনি অসুবিধা পেতে পারেন, তাই আমরা আপনাকে এখানে সহায়তা করতে এসেছি। আপনি কি জানতেন যে আপনার সিস্টেমে সুস্পষ্ট ফাইলগুলি ছাড়াও এমন কিছু জাঙ্ক ফাইল রয়েছে যা আপনার স্টোরেজ ব্যবহারকে বাড়িয়ে তোলা ছাড়া কোনও উদ্দেশ্য করে না? অবশ্যই আপনি এগুলি থেকে মুক্তি পেতে চাইবেন তবে তারা কোথায় তা খুঁজে পাওয়া কোনও সমস্যা হতে পারে।

এই ধাঁধাটি সমাধান করার জন্য, আমরা আপনাকে অস্লগিক্স বুস্টস্পিড ডাউনলোড করার পরামর্শ দিচ্ছি। এই সফ্টওয়্যারটি সমস্ত ধরণের পিসি জাঙ্ক, যেমন বিনাবিহীন সিস্টেম এবং ব্যবহারকারীর অস্থায়ী ফাইল, ওয়েব ব্রাউজার ক্যাশে, অব্যবহৃত ত্রুটিযুক্ত লগগুলি, উইন্ডোজ আপডেট ফাইলগুলি, বিনা পূর্ববর্তী মাইক্রোসফ্ট অফিসের ক্যাশে এবং আরও অনেক কিছুর নকশাকৃত। একটি স্ক্যানের পরে, আপনি পুনরায় দাবি করা ডিস্কের অতিরিক্ত গিগা বাইট লক্ষ্য করবেন। বোনাস হিসাবে, বুস্টস্পিড সিস্টেমের মন্দার সমস্ত কারণ সন্ধান করে এবং অপসারণ করে, আপনার পিসি আগের চেয়ে আরও ভাল এবং স্থিতিশীল সম্পাদন করে তা নিশ্চিত করে।